Referat den 12. oktober 2023
Provstiudvalgsmøde den 12. oktober 2023 Malt Provsti - d. 12-10-2023 kl. 10:00 til 13:00
Deltagere: Peter Ole Finnemann Viuff, Marianne Kirstine Kirkegaard Borg, Rigmor Bruun, Jens Christian Kølbæk Andersen, Conny Callesen, Mira Bang Pedersen
Provstirevisor kommer kl. 10 med henblik på orientering om revision af regnskab 2022 og PU´s ønsker til fokuspunkter til revision af regnskab 2023.
| Mødepunkt | Referat |
| 1 - Godkendelse af dagsorden Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 2 - Meddelelser Nyheder fra FIN: - Nyt om arbejdsmiljøundersøgelsen i folkekirken. - Ny guide sætter fokus på det gode samvirke. - Prognose viser, at problemet med præstemangel vil vokse. - Nyhedsbrev fra GiasCentret, august 2023 - Arbejdsmiljøkurser i efteråret 2023 - Webinar: Lancering af nyt kort over folkekirkens jorder - Ny sekretariatsleder - Ny guide sætter fokus på det gode samarbejde - Prisregulering af takster i GIAS for 2024 - Interaktivt kort over folkekirkens arealer er nu åbent - Erindring fra GIAS omkring kurser - Invitation til at "synge en salme" - "Du er ikke alene" - Hjælp! Til ansættelse af kirkens personale - Facilitatorkursus 13.-15. november 2023 | Taget til efterretning. |
| 3 - Askov MR - projekt nyt tag på kirken Projektet er indsendt til de kirkelige myndigheders godkendelse. Finansieres ved bevilling på budget 2023 og 2024. Indstilling: Tages til efterretning. | Taget til efterretning. |
| 4 - Bække MR - Afgørelse, Afslag vedr. befæstelse af tagværket til kirkens murværk ifm. rev. projekt om nyt blytag på skibets sydside ved Bække Kirke Vi har ikke hørt fra MR eller arkitekt efter afgørelsen. Indstilling: Tages til efterretning. | Taget til efterretning. |
| 5 - Gesten MR - Notat af besigtigelse af Gesten Kirkes tårn Tårnet er besigtiget af murer og Torben Hagen den 20. september 2023. | Taget til efterretning. Torben Hagen bedes være menighedsrådet behjælpelige med at få sat processen i gang snarest muligt. |
| 6 - Holsted og Sankt Peders MR - Ansøgning om konvertering af anlægsmidler Holsted og Sankt Peders MR ansøger om, at få ryddet op i deres anlægsopsparinger og afsluttede anlægsprojekter jf. specifikation. Indstilling: Godkendes. | Godkendt jævnfør bilag. |
| 7 - Lindknud MR - Strategiplan for Lindknud Kirkegård Strategiplanen har været sendt til udtalelse hos kirkegårdskonsulenten. Se tilbagemelding. | Strategiplanen kan ikke godkendes, idet kirkegårdskonsulenten ikke kan udtale sig på det foreliggende grundlag. |
| 8 - Lintrup-Hjerting MR - Nyt varmeanlæg og indvendig renovering af Lintrup Kirke Opfølgning på besigtigelse den 14. september 2023. | Se punkt 9. |
| 9 - Lintrup-Hjerting MR - Ansøgning om bevilling til arkitekt og rådgiver Lintrup-Hjerting MR søger om bevilling på kr. 125.000,- til dækning af udarbejdelse af projektforslag om udskiftning af varmeanlæg og istandsættelse af Lintrup Kirke. | Godkendt bevilling fra reserven på kr. 125.000,- til dækning af udgifter til udarbejdelse af projekt omkring nyt varmeanlæg og evt. omfanget af indgreb i Lintrup Kirke. |
| 10 - Læborg MR - Ansøgning om ekstrabevilling til minilæsser Læborg MR søger om merbevilling på kr. 110.000,- til dækning af udgift ved indløb af elektrisk minilæsser. Kirkekassen er bevilliget kr. 225.000,- på indeværende års budget til indkøb af en benzindrevet truck. Begrunder skiftet til en minilæsser med, at en minilæsser kan anvendes til langt flere opgaver end en truck, bedre arbejdsmiljø og hensyn til klima i.f.t eldreven. Kirkekassen har ultimo 2022 kr. 163.608,-. I budgetbidraget for 2024 står beskrevet, at man forventer at bruge kr. 150.000,- af frie midler til ekstraudgiften til truck/minilæsser. | Provstiudvalget er positive overfor menighedsrådets disposition om at skifte fra benzin til el og foreslår i første omgang mérudgiften dækket via besparelser på driften og/eller menighedsrådets frie midler. Såfremt udgiften bevirker et driftsunderskud i 2023, kan menighedsrådet søge mérudgiften dækket via reserven. |
| 11 - Læborg MR - Ansøgning om midler til dækning af vandskader på kirkegården Læborg MR søger om kr. 85.000,- til dækning af udgift til etablering af ny stibelægning i afd. F på Læborg Kirkegård. Der er store problemer med skyldrender. Vi afventer svar på mail af 10. oktober 2023 tilsendt MR før sagen kan færdigbehandles. | Punktet udsat. |
| Punkt 12 - fejl | |
| 13 - Sønder Hygum MR - revideret forslag til stibelægning på kirkegården Opfølgning på besigtigelse den 14. september 2023. | Provstiudvalget vurderer, at projektet omkring ny stibelægning på Sønder Hygum Kirkegård må vente til fordel for mere påtrængende projekter i provstiet. Det vil med fordel, på sigt, kunne udarbejdes et samlet projekt, hvori indgår udjævning af niveauforskelle syd for kirken. |
| 14 - Rødding MR - Istandsættelse af udvendigt murværk på Rødding Kirke Rødding MR har fremsendt nyt projekt til istandsættelse af udvendigt murværk på kirken, beskrivelse fra Arkitekter Syd ApS samt ét indhentet tilbud. Tilbudsgiver nr. 2 er sprunget fra. Arbejdet er opdelt i 2 etaper og første etape udføres i 2023 og 2. etape i foråret 2024. Udgift etape 1 er kr. 378.125,-. Der er ikke oplyst en udgift for etape 2. Udgiften finansieres af menighedsrådets frie midler, hvilket bevirker, at der ikke er likviditet til at finansiere udgiften til tagrytteren når den tid kommer. Sagen er sendt til de kirkelige myndigheders godkendelse den 23/8-23. Afgørelse modtaget den 6/9-23. Principafgørelse. 2. gang sagen er indsendt. Indstilling: Tages til efterretning. | Taget til efterretning. |
| 15 - Rødding MR - ansøgning om forhøjelse af honorar Ansøgning om midlertidig forhøjelse af honorar ved stillingsledighed af kirke-kultur medarbj. og præstesekretær. | Ansøgning om midlertidig forhøjelse af honorar til formanden blev afvist. Menighedsrådet kan evt. lave en midlertidig ansættelse på formanden og aflønne via en decideret ansættelse og ikke via en forhøjelse af honorar. Udgiften skal afholdes via ligningen til drift. |
| 16 - Rødding MR - Ansøgning om kirke- og kulturmedarbejder Opfølgning på møde den 14. september 2023 | Vi afventer, at der afholdes fællesmøde i Frøs Pastorat omkring emnet i uge 43. |
| 17 - Rødding MR - synsudskrift for Rødding Kirke og Kirkegård og bygninger Indstilling: Godkendes under forudsætning af budgetmæssig dækning. | Godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning. |
| 18 - Skrave MR - Byggemøde referat fra Hans Lund Indstilling: Tages til efterretning. | Taget til efterretning. |
| 19 - Skrave MR - Nationalmuseets besigtigelsesrapport af Skrave kirkes tårn Indstilling: Tages til efterretning. | Taget til efterretning. |
| 20 - Vejen MR - forespørgsel vedr. skovkirkegård Henvendelse fra Vejen MR, se svar. Historik fra tidligere års forespørgsler vedr. skovkirkegård i provstiet. Indstilling: Tages til efterretning. | Taget til efterretning. |
| 21 - Forvaltningstilsyn - Revisionsbemærkninger regnskab 2022 alle kirkekasser Cirkulære nr.om 9325 af 25/04/2023 om folkekirkens lokale kassers budget, regnskab og revision m.v. § 16. Hvis provstiudvalget igennem sit forvaltningstilsyn med et menighedsråd har andre bemærkninger til regnskabet end de af revisionen anførte, kan provstiudvalget anmode provstirevisor om at tage sådanne bemærkninger op til nærmere overvejelse. Såfremt provstiudvalget herefter fortsat ikke finder forholdet løst tilfredsstillende, kan provstiudvalget indsende en redegørelse til stiftsøvrigheden for stiftsøvrighedens sagsbehandling. Redegørelsen til stiftsøvrigheden kan indeholde indstilling om igangsætning af anden revisionsbistand. Indstilling: Revisionsprotokollater for alle kirkekasserne for regnskab 2022 tages til efterretning. | Revisionsprotokollater for alle kirkekasserne for regnskab 2022 blev taget til efterretning |
| 22 - Opdateret regnskabsinstruks og bogføringsprocedure Indstilling: Godkendes og underskrives. | Godkendt og underskrevet. |
| 23 - Revisionsprotokollat, revisionspåtegning og vilkår, regnskab 2022 for provstiudvalgskassen Indstilling: Godkendes og underskrives. | Gennemgået, godkendt og underskrevet. |
| 24 - Endeligt budget 2024 for Provstiudvalgskassen i Malt Provsti Indstilling: Malt Provstiudvalg, CVR-nr. 21351873, Budget 2024, Endelig budget afleveret d. 13-09-2023 11:20 Godkendes. | Malt Provstiudvalg, CVR-nr. 21351873, Budget 2024, Endelig budget afleveret d. 13-09-2023 11:20 Godkendt. |
| 25 - Indskydergaranti - risikovurdering I forbindelse med, at provstiudvalg og menighedsråd ikke længere er omfattet af indskydergarantien, skal provstiudvalget mindst én gang årligt foretage en risikovurdering af midlernes placering, herunder provstiudvalgskassens reserve (5%). Indstilling: Provstiudvalget for Malt Provsti vurderer, at midlerne er sikkert anbragt. | Provstiudvalget for Malt Provsti vurderer, at midlerne er sikkert anbragt. |
| 26 - Andst MR - kvartalsraport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 27 - Askov MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 28 - Bække MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 29 - Folding MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 30 - Føvling MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 31 - Holsted og Sankt Peders MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 32 - Hovborg MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 33 - Jels MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 34 - Lindknud MR - kvartalsraport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 35 - Lintrup-Hjerting MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 36 - Malt MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 37 - Sønder Hygum MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 38 - Rødding MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 39 - Stenderup MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 40 - Veerst MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
| 41 - Vejen MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: Godkendes. | Godkendt. |
42 - Øster Lindet MR - kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 Indstilling: | Godkendt. |
| 43 - Eventuelt |
Malt Provsti, Jacob Gades Allé 4, 1. sal , 6600 Vejen. Tlf. 61 61 31 56, Email: malt.provsti(a)km.dk
CVR nr.: 21351873 - EAN nr.: 5798000856370
CVR nr.: 21351873 - EAN nr.: 5798000856370