Vedtægt for samarbejde mellem menighedsrådene i Grene, Malt og Varde Provstier i Ribe Stift om ansættelse af fælles personalekonsulent i Grene, Malt og Varde provstier

Lovgrundlag:

Samarbejdet etableres på grundlag af lovbekendtgørelse nr. 771 af d. 24. juni 2013, § 43.

Deltagerne i samarbejdet:

§1. Menighedsrådene i Grene, Malt og Varde Provstier i Ribe stift.

Hjemsted:

§2. Samarbejdet har hjemsted i Billund/Vejle, Varde, Vejen og Vejle kommuner.

Formål:

§3. Samarbejdet har til formål at:

• Oprette en fælles personalekonsulentstilling og ansætte en fælles personalekonsulent med funktion i Grene, Malt og Varde Provstier til at yde personalemæssig bistand til menighedsrådene.
• Fungere som arbejdsgiver for personalekonsulenten, herunder at sikre personalekonsulentens funktion i relation til personaleforhold hos menighedsrådene i provstierne og i samarbejde med Ribe Stift.

Samarbejdsperiode

§4. Samarbejdet er gældende efter Kirkeministeriets godkendelse og på datoen for personalekonsulentens tiltrædelse. Samarbejdet fortsætter, indtil det ophæves efter bestemmelserne i §15.

Organisation – bestyrelsens sammensætning – ledelse og kompetence:

§ 5. Samarbejdet ledes af en fælles bestyrelse på i alt 9 medlemmer. Provsterne for Grene, Malt og Varde provstier er fødte medlemmer.

I hvert provsti vælges to medlemmer. Disse skal være valgte medlemmer af et menighedsråd i provstiet. Det tilstræbes, at disse medlemmer til bestyrelsen er henholdsvis formand og kontaktperson i deres respektive menighedsråd ved indtrædelsen i bestyrelsen. Herudover vælges 1 suppleant fra hvert provsti.

Ved samarbejdets opstart holdes valg til bestyrelsen i januar/februar 2019 med omgående tiltrædelse. Den første bestyrelses funktionsperiode er 2 år. Herefter afholdes valg til bestyrelsen hvert fjerde år i det kalenderår, hvor der afholdes valg til provstiudvalget. Valget sker ved almindeligt stemmeflertal. Bestyrelsen skal tiltræde den 1. april.

Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og kasserer. Provsterne kan ikke vælges som formand eller næstformand. Provsterne er på skift, for en valgperiode ad gangen, forretningsførende med udøvelse af den daglige ledelseskompetence i forhold til personalekonsulenten. Bestyrelsen træffer bestemmelse om hvilken provst der er forretningsførende i samarbejdets første periode.

Personalekonsulenten fungerer som sekretær for samarbejdets bestyrelse. Personalekonsulenten har ikke stemmeret.

Ved varigt forfald, dødsfald eller udtræden indtræder suppleanten i bestyrelsen, der på ny konstituerer sig.

§6. Formanden for bestyrelsen indkalder til bestyrelsesmøder med skriftlig dagsorden. Dagsorden udsendes 8 dage før mødet. Der afholdes minimum 2 bestyrelsesmøder om året.

§7. Bestyrelsen tegnes af formand og næstformand i forening.

§8. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for, at samarbejdet overholder de i vedtægten fastsatte bestemmelser.

Bestyrelsen har det overordnede ansvar vedrørende samarbejdets økonomi. Bestyrelsen er budgetansvarlig og skal godkende budgetramme og årsregnskab.

Bestyrelsen har ansættelses- og afskedigelseskompetence. Den forretningsførende provst har det daglige ledelsesansvar jf. §5. Provstikonsulenten ansættes med alle 3 provstier som arbejdssted, og løn- og ansættelsesvilkår fastlægges i henhold til cirkulære om organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK) samt protokollat til organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (folkekirken).

Bestyrelsen fastsætter rammerne for personalekonsulentens virksomhed.

Personalekonsulenten fastlægger i samråd med provsterne, hvorledes de af bestyrelsen vedtagne rammer udfyldes i praksis. Personalekonsulenten refererer til bestyrelsen om sin virksomhed gennem ½-årlige beretninger under skyldig hensyntagen til lovgivningens regler om tavshedspligt. Personalekonsulenten står for den daglige tilrettelæggelse og udførelse af sin funktion, fagligt som administrativt under provstens ledelse.

Økonomi, budget, regnskab og revision:

§9. Deltagerne i samarbejdet hæfter for samarbejdets økonomiske forhold.

§10. Udgifterne til samarbejdet afholdes af provstiudvalgskasserne med en fordeling 1:1:1. Varde provsti står for administration af samarbejdets økonomi.

§11. Bestyrelsen udarbejder hvert år inden 1. maj et budget over forventede udgifter i det kommende regnskabsår. Budgettet skal godkendes af provstiudvalgene for de deltagende provstier. Budgettet forelægges for menighedsrådene til orientering. Det godkendte budget indarbejdes i provstiudvalgskassernes budgetter. Provstiudvalgskassens kontoplan indrettes således, at bestyrelsen til enhver tid kan få indsigt i de samlede direkte udgifter ved samarbejdets drift. Ved regnskabsårets afslutning forsynes bestyrelsen med et biregnskab for samarbejdet.

§12. Godkendelse og revision sker ved at provstiudvalgskassernes samlede årsregnskaber godkendes og revideres.

Tilsyn:

§13. Samarbejdet kan ophæves, hvis deltagerne er enige herom. Samarbejdet kan endvidere ophæves, såfremt menighedsrådene i det ene provsti anmoder herom.

I tilfælde af ophævelse skal vilkårene i den forbindelse godkendes af Kirkeministeriet, som tillige træffer afgørelse i tilfælde af uenighed mellem deltagerne, jf. Lov om Menighedsråd §43, stk. 4-5.

Enhver tvist om forståelse, fortolkning eller udfyldning af denne vedtægt, eller forholdene mellem personalekonsulenten og en eller flere deltagere i samarbejdet, eller deltagere i samarbejdet indbyrdes, herunder om budget, kan forelægges biskoppen til afgørelse. Biskoppens afgørelse kan indbringes for Kirkeministeriet.

Ikrafttræden og offentliggørelse:

§14. Denne vedtægt træder i kraft efter Kirkeministeriets godkendelse og på dato for dens underskrivelse.

Vedtægten offentliggøres på Kirkeministeriets hjemmeside km.dk og på provstiernes hjemmesider greneprovsti.dk, maltprovsti.dk og vardeprovsti.dk.

Herudover ligger den til gennemsyn på provstikontorerne på følgende adresser:

Grene Provsti, Kirkegade 22, 7200 Grindsted

Malt Provsti, Jacob Gades Allé 4, 1. sal, 6600 Vejen

Varde Provsti, Roustvej 50, 6800 Varde

Indtræden, udtræden og ophør:

§15. Ændring af samarbejdets omfang og beslutning om samarbejdets ophør sker efter de regler, der er fastsat i lov om menighedsråd §43 stk. 4-5. Udtræden af samarbejdet kan kun ske med 1 års varsel.

Ved samarbejdets ophør skal samarbejdets kapital fordeles 1:1:1 mellem provstiudvalgskasserne. Eventuelt overskydende kapital skal modregnes i det kommende års ligning til provstiudvalgskasserne.

Ved samarbejdets ophør nedlægges stillingen eller overtages af menighedsrådene i det eller de tilbageværende provstier efter forhandling.